Войти в кабинет
Содержание

LabDesk: начало работы

Пошаговое руководство для зуботехнической лаборатории. Первое заполнение занимает 15–20 минут, с импортом прайса из Excel быстрее.

1. Вход в систему

https://lab-desk.ru/login.html

Регистрация новой лаборатории. Вкладка «Регистрация»: укажите название лаборатории, e-mail и пароль. На почту придёт письмо для подтверждения адреса.

Вход сотрудника по коду. Техники, администраторы и бухгалтеры сами не регистрируются: код им выдаёт лаборатория (см. раздел 4). Сотрудник открывает ссылку «У меня код от лаборатории», вводит код, свою почту и придумывает пароль. Роль и принадлежность к лаборатории проставляются автоматически.

Письмо не пришло? Проверьте папку «Спам»: первые письма иногда попадают туда. Пометьте письмо «Не спам», чтобы следующие приходили во «Входящие».

Выход. Кнопка снизу слева, рядом с вашим именем.

2. Реквизиты лаборатории

Меню → «Реквизиты»

Основные данные лаборатории. Подставляются в акты и счета автоматически.

Минимум для старта: наименование (как в документах), ИНН и ФИО руководителя для подписи. КПП, ОГРН, банковские реквизиты и БИК можно дозаполнить позже, до выставления первого счёта.

Изменить реквизиты можно в любой момент, подробнее в разделе 11.

3. Прайс услуг

Меню → «Прайс услуг»

Прайс лежит в основе всей системы: без него заказ создать нельзя. Заполнить его можно двумя способами.

Способ 1. Импорт из Excel, быстрый

Кнопка «Импорт из Excel» в правом верхнем углу. Подходит, если прайс уже ведётся в таблице.

  1. Скачайте шаблон-образец: по нему видно, как оформить файл.
  2. Подготовьте файл: в первой строке заголовки колонок. Обязательные колонки «Наименование» и «Цена». Необязательные: «Категория», «Артикул», «Срок (дней)», «Ставка технику».
  3. Выберите файл (.xlsx, .xls или .csv). Система сама определит, где какая колонка, при необходимости поправьте вручную.
  4. Проверьте предпросмотр и нажмите «Импортировать».

Совет. Если в файле нет колонки с категорией, впишите её в поле «Если категории нет в файле»: все позиции сразу получат нужную категорию и правильные артикулы. Иначе они попадут в «Без категории», и переносить придётся вручную.

Повторный импорт безопасен: позиции с уже существующим артикулом пропускаются, дублей не возникнет.

Способ 2. Добавление вручную

Кнопка «+ Добавить услугу». Укажите:

4. Сотрудники и доступ в систему

Меню → «Сотрудники» → «+ Добавить сотрудника»

Заведите техников и остальных сотрудников. Эти записи нужны, чтобы назначать людей на этапы работ, считать зарплату по выполненным этапам и видеть загрузку на дашборде.

У каждого укажите ФИО, роль, специализацию (керамист, фрезеровщик, литейщик) и коэффициент оплаты. Телефон по желанию.

Коэффициент оплаты

Ставка за этап задаётся в шаблонах этапов и одинакова для всех. Личный коэффициент в карточке сотрудника её умножает: 1 значит базовая ставка, 0,8 новичок, 1,2 ведущий техник. Так не нужно вести отдельный прайс под каждого.

Выдача доступа в кабинет

Сотрудник сам зарегистрироваться не может, доступ выдаёт лаборатория.

  1. В карточке сотрудника нажмите «Выдать доступ».
  2. Система покажет код из 6 символов. Передайте его сотруднику лично.
  3. Сотрудник вводит код на странице входа и заводит себе пароль.

Код одноразовый и действует 14 дней. После использования он гасится, в карточке появляется отметка «Есть доступ». Если код потерялся, нажмите «Новый код», старый перестанет работать.

Уволенным сотрудникам код не выдаётся. Роль сотрудника определяет, что он увидит: техник попадает в портал техника, администратор и бухгалтер в кабинет лаборатории.

5. Портал техника

https://lab-desk.ru, вход под учётной записью техника

Отдельный кабинет, рассчитанный на телефон. Техник видит только свою работу: чужие заказы, цены, прайс, акты и зарплата других сотрудников ему недоступны. Это закрыто на уровне базы данных, а не только в интерфейсе.

Задания

Главный экран. Этапы разложены по смыслу, сверху вниз по срочности:

Действие делается одной кнопкой прямо на карточке, без лишних переходов: «Взять в работу», «Отметить выполненным», «Информация получена».

Три счётчика сверху (срочные, в работе, за месяц) работают как фильтры: тап оставляет только нужное.

Свободные этапы

Вторая вкладка: общий список работы, которую можно взять. Показываются только этапы, доступные прямо сейчас: свободные, и предыдущий этап по этой работе уже закрыт. Фильтр по названию этапа наверху, керамисту не нужно листать литьё.

Кнопка «Беру этот этап» закрепляет работу за техником и сразу ставит статус «В работе». Если кто-то успел раньше, система об этом скажет и обновит список: два техника не могут взять один этап.

Так лаборатории не обязательно расписывать каждый этап поимённо. Назначайте вручную там, где важно, кто именно делает работу, остальное техники разберут сами.

Что внутри карточки этапа

Профиль и заработок

Техник видит свой заработок за месяц: итоговую сумму, количество этапов и разбивку по видам работ. Цифра считается так же, как в разделе «Зарплата» у лаборатории, поэтому расхождений не бывает. Месяцы листаются назад, можно проверить, за что заплатили в прошлом месяце.

Что видит лаборатория

6. Клиники-партнёры

Меню → «Клиники» → «+ Добавить»

По каждой клинике настраиваются три вещи, кнопками в её строке:

7. Шаблоны этапов

Меню → «Шаблоны этапов»

Шаблон: типовая цепочка операций для вида работ. Слева категории из вашего прайса (подтягиваются сами, в том же порядке). Выберите категорию, справа откроется список этапов: «Приём слепка», «Отливка модели», «Литьё каркаса», «Нанесение керамики» и так далее.

Этапы можно добавлять, удалять, перетаскивать, задавать срок каждого в рабочих днях и ставку техника за этап.

Ставки задавайте сразу. По ним считается зарплата и то, что видит техник в своём профиле. Этап без ставки посчитается как ноль, и техник получит об этом предупреждение.

После настройки нажмите «Сохранить». Для каждой категории, которой пользуетесь, шаблон настраивается один раз.

Как это работает дальше. При создании заказа этапы подтягиваются автоматически, из шаблона категории каждой работы. Шаблон не сохранён? Подтянутся стандартные этапы, их можно отредактировать прямо в наряде.

8. Первый заказ

В шапке справа → «+ Новый заказ»

Выберите клинику, врача, пациента, дату сдачи и работы из прайса.

Несколько работ в одном заказе

В разделе «Работа» начните вводить название или артикул и выберите позицию из списка. Так добавляется сколько угодно разных работ. Количество и цена подставляются автоматически, лишнее убирает крестик.

Этапы производства: вкладки по каждой работе

Этапы создаются отдельно для каждой позиции. В открытом заказе у каждой работы своя вкладка со счётчиком готовности, например «Коронка металлокерамика · 2/6». Переключаясь между вкладками, вы ведёте каждую работу независимо:

Этап без исполнителя не потеряется. Он попадёт в общий список свободных этапов, и техник сможет взять его сам, как только предыдущий этап будет закрыт.

Здесь же заполняется зубная формула, ведётся переписка и печатается наряд.

Две переписки по заказу

Панель чата справа переключается между «Клиника» и «Техники». Это два независимых канала: клиника не видит, что вы обсуждаете с техником, а техник не видит переписку с клиникой. Сообщение уходит в тот канал, который открыт.

Изменение заказа

Кнопка «Изменить» открывает форму с заполненными данными. Можно добавить или сменить работу, поправить зубную формулу, врача, сроки. Номер заказа, статус и прогресс по этапам сохраняются.

История изменений справа фиксирует все действия по заказу с датой и автором, включая действия техников.

9. Акты и счета

Меню → «Акты»

  1. Нажмите «+ Создать акт», выберите клинику и период.
  2. Система покажет выполненные заказы этой клиники за период.
  3. Отметьте галочками, что включить в акт.
  4. «Сформировать акт»: сохранится с номером АКТ-XXXX.

Дальше всё делается прямо из строки акта в списке: кнопки «Печать акта» и «Печать счёта», статус оплаты меняется по клику на нём. Клик по самой строке сразу открывает акт для печати и скачивания в PDF.

В документах работы выводятся построчно, с суммой за каждую позицию, сгруппированные по пациентам. Реквизиты лаборатории и клиники подставляются автоматически.

Удаление акта обратимое. Удалённый акт остаётся в списке зачёркнутым, с кнопкой «Вернуть». Из сумм и счётчиков он при этом исключается. Номера актов сквозные и не переиспользуются.

10. Доступ и оплата

Пробный период 30 дней с первого входа в систему. Отсчёт виден в баннере наверху: «Пробный период до … · осталось дней: …».

После окончания нельзя создавать новые заказы и акты. Всё остальное продолжает работать: просмотр, печать, редактирование существующих заказов, история.

Как оплатить. Кнопка «Оплатить доступ» в баннере → «Скачать счёт на оплату». Счёт формируется на вашу организацию, с номером и реквизитами. Оплатите его по безналу, доступ продлевается после поступления средств.

Вопросы по оплате: Telegram @lab_desk или info@lab-desk.ru

11. Изменение реквизитов

Меню → «Реквизиты»

Реквизиты можно править в любой момент: при переходе с ИП на ООО, смене банка, адреса или руководителя.

Ранее выставленные документы не меняются. Каждый акт и счёт хранит реквизиты на момент своего создания. Если лаборатория перешла с ИП на ООО, документы, выставленные раньше, так и останутся от ИП, а новые пойдут от ООО. Заводить вторую лабораторию и заново настраивать прайс, клиники и врачей не нужно, всё продолжает работать в том же кабинете.

Подтверждение при смене юрлица. Если меняются название, ИНН, КПП или ОГРН, система покажет список изменений и попросит подтвердить: случайная правка не пройдёт незамеченной. Банк, БИК, счёт, адрес, телефон и руководитель сохраняются без лишних вопросов.

Проверка при сохранении. Заполненные поля проверяются на правильность:

Поле с ошибкой подсвечивается красным, и реквизиты не сохранятся, пока ошибка не исправлена. Пробелы в номерах счетов, скопированных из банковской выписки, убираются автоматически.

Полезные мелочи

Если что-то не работает

Большинство проблем решает жёсткое обновление страницы: Ctrl+Shift+R (Windows) или Cmd+Shift+R (Mac). Это сброс кэша браузера. Особенно если система обновилась, а вы видите старую версию.

На телефоне достаточно закрыть и снова открыть вкладку.

Связаться

По любым проблемам и пожеланиям пишите, отвечаем быстро:

lab-desk.ru · Войти в кабинет · info@lab-desk.ru · Telegram @lab_desk